Iš PDF į ERP per sekundes.
Kiekvienas laukas nuskaitomas su patikimumo įverčiu, patikrinamas pagal pirkimo užsakymą ir prekių priėmimą ir įkeliamas kaip juodraštis. Tai, kas atrodo neteisingai, perduodama žmogui. Paspauskite „Apdoroti sąskaitą“.
Data 2026-10-28
Apmokėti iki 2026-11-27
| Prekė | Kiekis | Kaina € | Suma € |
|---|---|---|---|
| Guolis 6204-2RS | 200 | 3,10 | 620,00 |
| Plieninis velenas Ø20 × 300 | 120 | 18,50 | 2 220,00 |
| Varžtas M8 × 40 | 5 000 | 0,18 | 900,00 |
| Transportas ir tvarkymas | 1 | 1 080,00 | 1 080,00 |
Pašto dėžutė sutvarkyta.
Kiekvienas laiškas pažymimas, nukreipiamas tinkamam žmogui ar sistemai ir atsakomas juodraščiu, iš anksto patikrinus užsakymų ir kliento istoriją. Paspauskite „Apdoroti laiškus“.
Septyni būdai sutaupyti laiko.
Kiekvienas apibrėžiamas kaip pilotinis projektas su sutartu sėkmės rodikliu ir jungiamas prie jūsų ERP, CRM, Microsoft 365 ar Google Workspace, o ten, kur susiję pinigai ar klientai, numatomi patvirtinimo žingsniai.
-
Sąskaitos ir mokėtinos sumos
Sąskaitos el. paštu, PDF, skenuotos ar e. sąskaitos nuskaitomos, patikrinamos, susiejamos su pirkimo užsakymu ir prekių priėmimu, priskiriamos apskaitos sąskaitoms ir įkeliamos į jūsų ERP. Jūsų komanda tvarko tik išimtis.
- Tipinis tikslas
- 70–85 % mažiau rankinio suvedimo, sąskaitos apdorojamos per valandas, o ne dienas
- Veikia su
- SAP Business One, Dynamics, Odoo, Rivilė, Excel
- Laikas iki piloto
- 4–6 savaitės
- Kaip veikia
- OCR ir kalbos modelis nuskaito antraštės ir eilučių duomenis iš bet kokio maketo. Tada taisyklės patikrina PVM, sumas, dublikatus ir bet kokį tiekėjo banko rekvizitų pakeitimą, o trišalis sulyginimas atliekamas su pirkimo užsakymu ir prekių priėmimu.
- Ką matuojame
- Automatiškai apdorotų sąskaitų dalį (įkeltų be žmogaus įsikišimo), vienos sąskaitos kainą ir apmokėjimo dienas.
- Problema
- Šimtai sąskaitų per mėnesį suvedama rankomis: klaidos, vėluojantys mokėjimai, praleistos nuolaidos ir mėnesio pabaigos skubėjimas.
-
Pardavimo užsakymų priėmimas
Klientų užsakymai el. paštu, PDF ar skaičiuokle tampa pardavimo užsakymais jūsų ERP: prekių kodai susiejami, kainos ir atsargos patikrinamos, patvirtinimas paruošiamas.
- Tipinis tikslas
- Užsakymų suvedimas 60–80 % greitesnis, suvedimo klaidų beveik nėra
- Reikalingi duomenys
- Užsakymų pavyzdžiai, prekių katalogas, klientų kainoraščiai
- Laikas iki piloto
- 4–6 savaitės
- Kaip veikia
- Užsakymai nuskaitomi iš el. pašto, PDF ar Excel, klientų prekių kodai susiejami su jūsų kodais pagal iš ankstesnių užsakymų išmoktas sąsajas, o kaina ir atsargos patikrinamos ERP prieš sukuriant užsakymą.
- Ką matuojame
- Be žmogaus įsikišimo suvestus užsakymus, vieno užsakymo suvedimo laiką ir užsakymų klaidas.
- Problema
- Pardavimai ir klientų aptarnavimas valandų valandas perrašinėja užsakymus, o kiekviena klaida virsta klaidinga siunta.
-
Laiškų rūšiavimas ir atsakymai
Bendrų pašto dėžučių laiškai klasifikuojami, nukreipiami tinkamam žmogui ar sistemai ir atsakomi juodraščiu, prieš tai patikrinus užsakymo būseną ir kliento istoriją.
- Tipinis tikslas
- 2–4 valandos per dieną sutaupoma kiekvienam darbuotojui, greitesni pirmieji atsakymai
- Reikalingi duomenys
- Prieiga prie pašto dėžutės, keli šimtai ankstesnių laiškų ir atsakymų
- Laikas iki piloto
- 3–5 savaitės
- Kaip veikia
- Kiekvienas laiškas klasifikuojamas pagal tikslą ir klientą bei nukreipiamas. Juodraščiai remiasi užsakymo būsena ir CRM istorija. Klientui niekas neišsiunčiama be patvirtinimo, kol kategorija savo klaidų rodikliu neužsitarnauja automatinio siuntimo.
- Ką matuojame
- Pirmojo atsakymo laiką, be pakeitimų išsiųstų juodraščių dalį ir sutaupytas valandas kiekvienam darbuotojui.
- Problema
- Svarbūs laiškai pasimeta, atsakymai vėluoja, o į tuos pačius klausimus visą savaitę atsakoma rankomis.
-
Sutarčių ir konkursų peržiūra
Sutartys, NDA, preliminariosios sutartys ir konkursų dokumentai tikrinami pagal jūsų taisykles. Rizikingos ar trūkstamos sąlygos pažymimos su paaiškinimu ir siūlomu pakeitimu tiesiog Word programoje.
- Tipinis tikslas
- Maždaug 60 % greitesnė peržiūra, vienodi patikrinimai kiekvienai sutarčiai
- Reikalingi duomenys
- Jūsų standartinės sąlygos ir anksčiau suderėtos sutartys
- Laikas iki piloto
- 4–6 savaitės
- Kaip veikia
- Sąlygos išskiriamos ir lyginamos su jūsų taisyklėmis bei atsarginėmis pozicijomis, o pakeitimai siūlomi Word programoje su pagrindimu. Galutinai patvirtina teisininkas ar vadovas.
- Ką matuojame
- Vienos sutarties peržiūros laiką ir iki pasirašymo pastebėtus nukrypimus.
- Problema
- Kiekviena sutartis laukia vienintelio žmogaus, žinančio, į ką žiūrėti, arba pasirašoma tinkamai neperskaičius.
-
Ataskaitos ir mėnesio uždarymas
Savaitinės ir mėnesinės vadovybės ataskaitos iš ERP, CRM ir skaičiuoklių, suderintos ir pateikiamos su aiškia santrauka, kas pasikeitė ir kam reikia dėmesio.
- Tipinis tikslas
- Maždaug diena per savaitę sutaupoma kiekvienam analitikui, ataskaitos paruoštos pirmadienį 8:00
- Reikalingi duomenys
- Prieiga prie šaltinių sistemų ir dabartiniai ataskaitų šablonai
- Laikas iki piloto
- 3–5 savaitės
- Kaip veikia
- Suplanuoti duomenų srautai sujungia ERP, CRM ir skaičiuokles į vieną modelį, prieš publikuojant atliekami suderinimo patikrinimai, o rašytinėje santraukoje nurodomi skaičiai, kuriais ji remiasi.
- Ką matuojame
- Valandas vienai ataskaitai, suderinimo klaidas ir ataskaitos pateikimo laiką.
- Problema
- Kontrolierius dieną per savaitę kopijuoja skaičius tarp skaičiuoklių, o kai ataskaitą perskaito, ji jau pasenusi.
-
Personalo ir tvarkų asistentas
Asistentas Teams ar Slack programoje atsako į klausimus apie atostogas, naudas, komandiruotes ir procedūras pagal jūsų pačių tvarkas, visada su nuoroda į šaltinį, ir veda naujokų įvedimo sąrašus.
- Tipinis tikslas
- Iki 50 % mažiau įprastų užklausų personalui, greitesnis įvedimas
- Reikalingi duomenys
- Darbuotojo vadovas, tvarkos, įvedimo sąrašai
- Laikas iki piloto
- 3–4 savaitės
- Kaip veikia
- Paieška jūsų tvarkose, prie kiekvieno atsakymo nuoroda į šaltinį. Asmens duomenys lieka jūsų personalo sistemoje, o į ką asistentas atsakyti negali, perduodama personalo skyriui kartu su klausimu ir kontekstu.
- Ką matuojame
- Įprastų užklausų kiekį, atsakymų dalį ir laiką, per kurį naujokai tampa produktyvūs.
- Problema
- Personalo skyrius visą dieną atsakinėja į tuos pačius klausimus, o naujokai nieko neranda.
-
Klientų aptarnavimo agentas
Svetainės ir el. pašto agentas visą parą bet kuria ES kalba atsako į klausimus apie užsakymų būseną, pristatymą, produktus ir grąžinimus, o prireikus perduoda pokalbį žmogui su visu kontekstu.
- Tipinis tikslas
- 40–60 % užklausų išsprendžiama be žmogaus, dieną ir naktį
- Reikalingi duomenys
- DUK, produktų duomenys, prieiga prie užsakymų sistemos
- Laikas iki piloto
- 4–6 savaitės
- Kaip veikia
- Agentas su tik skaitymo prieiga prie užsakymų, pristatymų ir produktų duomenų bei griežtai apibrėžta sritimi. Perduodant pokalbį, žmogus gauna jo santrauką, o ne visą susirašinėjimą.
- Ką matuojame
- Be žmogaus išspręstų užklausų dalį, klientų pasitenkinimą ir perdavimų žmogui dalį.
- Problema
- Klientai tikisi greito atsakymo bet kuriuo paros metu, o jūsų komanda negali augti nesamdydama naujų žmonių.
Pamokos iš biuro.
Į ką atsižvelgiame finansų, pardavimų ir personalo procesuose, nes nuo to priklauso, ar automatizavimas sutaupo laiko, ar sukuria naujo darbo.
Skaičiuokite nepaliestus.
98 % laukų tikslumas vis tiek gali reikšti, kad pusei sąskaitų reikia žmogaus. Todėl raportuojame automatiškai apdorotų dokumentų dalį: kiek jų iš pašto dėžutės į ERP patenka niekam neprisilietus.
Naujas IBAN yra pavojaus signalas.
Pakeisti tiekėjo banko rekvizitai yra klasikinis sąskaitų sukčiavimo būdas. Kiekvienas pakeitimas sulaikomas, kol paskambinama žinomam kontaktui, kad ir koks patikimas būtų nuskaitymas.
E. sąskaitos vis tiek ateina.
Pagal ES taisykles „PVM skaitmeniniame amžiuje“ (ViDA) struktūrizuotos e. sąskaitos tampa norma tarpvalstybiniuose B2B sandoriuose, o kai kurios valstybės narės jas jau taiko. Kuriame sprendimus, kurie veikia ir su PDF, ir su struktūrizuotais formatais, tokiais kaip Peppol ir EN 16931.
Pirma juodraščiai, tada automatika.
Pirmą dieną klientui niekas neišsiunčiama be peržiūros. Kategorija gauna teisę į automatinį siuntimą tik tada, kai jos juodraščiai pakankamai ilgai siunčiami be pakeitimų.
Arba su šaltiniu, arba nieko.
Atsakymai remiasi jūsų ERP, CRM ir dokumentais, nurodant šaltinį. Kai duomenų nėra, sistema taip ir pasako, užuot sugalvojusi įtikinamą atsakymą.
Kuri užduotis suėda jūsų savaitę?
Papasakokite, ir per 30 minučių parodysime, kiek jos galima automatizuoti ir kaip atrodytų pilotinis projektas. Arba rašykite hello@aisensus.eu.